Gestionar Evidencia y Documentación en GRC360 | Tutorial

La gestión documental es la columna vertebral de cualquier sistema de gestión ISO. GRC360 incluye un módulo completo de gestión de documentación y evidencia que automatiza el control de versiones, los flujos de aprobación y la vinculación con los controles y requisitos de cada norma.

Tipos de documentación en GRC360

Tipo	Ejemplos	Funcionalidades
Políticas	Política de seguridad, política ambiental	Versionamiento, aprobación por la dirección, distribución controlada
Procedimientos	Gestión de incidentes, control de acceso	Versionamiento, aprobación, vinculación con controles
Registros	Actas de revisión, informes de auditoría	Almacenamiento seguro, no modificables, búsqueda
Evidencia	Capturas de pantalla, certificados, logs	Vinculación con controles, fecha de validez

Control de versiones automático

Cada documento en GRC360 mantiene un historial completo de versiones con fecha de cada versión, autor de los cambios, descripción de los cambios, estado de aprobación, y versiones anteriores archivadas para referencia. Solo la versión vigente es accesible para uso operacional.

Flujos de aprobación

GRC360 permite configurar flujos de aprobación personalizados para cada tipo de documento. Un procedimiento puede requerir la revisión del responsable del proceso y la aprobación del responsable del sistema de gestión. Una política puede requerir aprobación de la dirección general. Los flujos aseguran que los documentos se revisan y aprueban antes de su publicación.

Vinculación con controles

Cada documento o evidencia puede vincularse directamente con uno o más controles del sistema de gestión. Esto permite ver para cada control qué documentación lo soporta, identificar controles sin evidencia suficiente, preparar auditorías mostrando la trazabilidad completa, y generar la Declaración de Aplicabilidad con evidencia vinculada.

Preparación para auditorías

Cuando llega la auditoría (interna o externa), GRC360 permite filtrar la documentación por norma, control o período, generar paquetes de evidencia para cada cláusula, demostrar la trazabilidad completa control-documento-evidencia, y mostrar el historial de revisiones y aprobaciones.

Tip: Sube la evidencia de cumplimiento a medida que implementas cada control, no esperes a la auditoría. Esto distribuye el esfuerzo en el tiempo y asegura que la evidencia refleje la implementación real, no una preparación de último momento.

Gestiona tu documentación con GRC360

GRC360 te ofrece gestión documental completa: versionamiento, aprobaciones, vinculación con controles y preparación automatizada para auditorías.

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Cómo gestionar evidencia y documentación en GRC360